Semnătura electronică este un instrument care certifică faptul că un document digital este realizat sau cel puțin asumat de o anumită persoană și vine cu garanții suplimentare față de semnătura olografă de pe un astfel de document. Din acest motiv este implementată din ce în ce mai des atât în sectorul public, cât și în sectorul privat.
În România e reglementată încă din 2001, prin Legea 455/2001, care menționează în articolul 4, punctul 3, că ”semnătura electronică reprezintă date în forma electronică, care sunt atașate sau logic asociate cu alte date în formă electronică și care servesc ca metodă de identificare”. Atât din acest articol, cât și din restul articolelor legii în cauză, rezultă că semnătura electronică aduce ca noutate, față de semnătura olografă, două componente esențiale. În primul rând oferă garanții suplimentare că semnătura îi aparține sau e asumată de o anumită persoană și nu este fraudată. În al doilea rând, după semnare, conținutul documentului digital nu mai poate fi modificat fără ca acest lucru să nu poată fi observat.
Diferența dintre semnătura olografă de pe un document digital și semnătura electronică
Semnătura olografă, sau semnătura de mână, cu tehnici moderne foarte accesibile, poate fi decupată de pe un document digital și aplicată pe un alt document, de oricine, de câte ori dorește, fără ca acest lucru să fie depistabil. De asemenea, documentul semnat olograf, chiar dacă nu e fraudată semnătura, poate fi modificat de nenumarate ori, neputându-se garanta că destinatarul unui astfel de document primește un act original.
Constatam așadar că un astfel de document nu poate avea o valoare probatorie foarte mare. Semnătura electronică vine să înlăture câteva dintre aceste inconveniente. Ea este atașată logic conținutului pe care îl are documentul la momentul semnării. Orice decupare și lipire pe un alt document devine inutilă deoarece poate fi observată și probată destul de lejer. Ca atare, conținutul documentului nu mai poate fi modificat fără ca acest lucru să nu poată fi observat.
Semnătura electronică prezumă faptul că a fost folosită de o persoană anume și nu de altcineva. Ea este generată pe baza unui soft securizat astfel încât poate fi folosită doar de o persoană anume sau de alte persoane cărora le oferă aceasta posibilitate persoana respectivă și de care aceasta știe, adică în care are încredere.
Valoarea legală a semnăturii electronice
Scopul principal al semnăturii electronice este acela de a găsi o soluție pentru a oferi unui document digital semnat valoarea juridică a unui înscris sub semnătură privată. Au aceasta valoare juridică doar documentele digitale care beneficiază de o semnătură electronică extinsă, adică bazată pe un certificat digital calificat și generată de un dispozitiv securizat.
Documentele digitale semnate electronic care au la bază un alt tip de certificat digital decât cel calificat nu au valoarea probatorie au unui înscris sub semnătură privată. Certificatele digitale mai pot fi simple, pentru servere web (SSL) sau pentru semnare de cod. Ele pot fi eliberate de furnizori acreditați în România. Aceștia sunt recunoscuți în mai multe state din Uniunea Europeana: Finlanda, Lituania, Ungaria, Slovenia, Cehia, Suedia, Danemarca, Letonia, Polonia, Germania, Slovacia și Portugalia.
Cei mai importanți furnizori de certificate digitale din țara noastră sunt, după cifra de afaceri din 2016 (sursa www.apetrei.info/ce-este-semnatura-electronica/), CertSign, DigiSign, Centrul de Calcul SA, Trans Speed și Alfa Trust.
Cine poate folosi semnătura electronică și unde
Semnătura electronică poate fi folosită de orice persoană care deține un certificat digital obținut de la un furnizor acreditat. Odată cu certificatul, furnizor acreditat va oferi o pereche funcțională formată dintr-o cheie publică și o cheie privată. Certificatul digital are menirea de a proba identitatea celui care folosește semnătura.
După ce sunt făcuți toți pașii necesari pentru a putea folosi semnătura electronică, ea poate fi atașată oricărui document digital generat cu ajutorul unui program informatic. Vorbim aici de documente de tip Microsoft Word, Microsoft Excel, generate de editoare foto, de programe de evidență contabilă etc. De regulă este atașată unor documente în format pdf din rațiuni ce țin de o securitate sporită a informațiilor conținute de astfel de documente.
Ulterior semnării, ele pot fi folosite în relația cu autoritățile statului, gen ANAF, ONRC, ORDA etc, în relația cu alte persoane fizice sau juridice, cât și în interiorul unei firme. Nu există limitări în acest sens. Semnătura digitală poate fi atașată înclusiv documentelor care în mod normal nu produc efecte juridice.
Avantajele folosirii semnăturii electronice
În cazul autorităților statului, de regulă, documentele transmise prin poșta digitală nu sunt acceptate decât semnate electronic. Contribuabilii, dacă ne referim aici la relația cu ANAF, au de ales de foarte multe ori între a se deplasa personal pentru a preda documentele semnate olograf sau între a le trimite prin poșta digitală, semnate electronic. Evident, a doua variantă este mult mai convenabilă deoarece ajută la realizarea unei economii de timp.
O altă economie se poate realiza prin faptul că nu mai e nevoie ca documentele să fie imprimate pentru a fi semnate sau pentru a fi arhivate. Nu mai este astfel nevoie de organizarea unui spațiu în care acestea să fie arhivate. Desigur, ele pot fi oricând scoase la imprimantă dacă e nevoie.
În cazul contestațiilor, acestea se pot rezolva mai repede deoarece contestația este trimisă instant după ce e formulată și ajunge mult mai repede la cel care trebuie să o soluționeze, scurtându-se astfel și timpul în care acesta, sau o instituție anume, poate da o soluție. Modul rapid de soluționare poate limita considerabil pierderile pe care o firmă le poate avea.
